Wehkamp

El 80% de todas las facturas digitalizadas en el plazo de un año

El centro comercial online mas grande de Los Paises Bajos

Con 1,6 millones de clientes y más de 100 millones de visitantes al sitio web cada año, Wehkamp.nl es el líder del mercado en compras online y el mayor centro comercial online de los Países Bajos. Su gama de productos se compone de más de 100.000 artículos diferentes y la compañía emplea a más de 700 empleados. Más de 5 millones de paquetes se entregan cada año a partir de dos centros de distribución. Si hay una empresa comercial que está muy por delante en la revolución digital, entonces esa es wehkamp.nl. Esta antigua empresa de venta por correo, que era sinónimo del catálogo de papel grueso, se ha transformado en el mayor vendedor online de los Países Bajos. El catálogo dejó paso al sitio web y wehkamp.nl continúa reduciendo su necesidad de utilizar papel: la factura en papel está en vía de extinción.

"Todo ha sucedido muy rápido", dice Gert-Jan Wunderink. Él es el director de Lacent, la empresa que se encarga de la facturación de más de 5 millones de pedidos cada año para wehkamp.nl. "Hace aproximada cinco años, alrededor de la mitad de los pedidos wehkamp.nl fueron realizados a través de la página web. La otra mitad se hicieron por teléfono. Hoy en día, el 98% de los pedidos son pedidos online. Wehkamp.nl ofrece a sus clientes una amplia gama de métodos de pago. Usted elige cómo quiere pagar: directamente al hacer el pedido a través de iDEAL, a través de una transferencia bancaria o en cuotas a través de una cuenta bancaria. También queremos digitalizar nuestra facturación tanto como sea posible. ".

Pagar nunca ha sido tan fácil

Para lograr esto, Lacent dio los primeros pasos hacia el cambio de la transferencia bancaria a las facturas digitales hace 18 meses. A DigiAccept de AddComm se le asignó un papel importante en este proceso. AddComm también se ocupa de todas las facturas en papel de Lacent. Con DigiAccept el cliente recibe una transferencia digital a través de e-mail con un enlace directo a iDEAL. "Esta transición es el paso más grande para los clientes de wehkamp.nl," según Gert-Jan Wunderink. "Se tarda un poco en acostumbrarse a recibir un DigiAccept en el buzón, pero los beneficios son enormes: pagar nunca ha sido tan fácil."

Migración manejable gracias a una fase gradual

Una condición importante era que el proceso de digitalización se ejecutará sin problemas. "Nos tomamos nuestro tiempo con esta migración. Hemos afinado el proceso a las necesidades de cada uno, de manera que pudiéramos intercambiar la información sin ningún problema. Por supuesto, primero examinamos todos nuestros procesos antes de hacerlos compatibles con DigiAccept. También dimos una cuidadosa consideración al diseño para que así las facturas en papel y las digitales tuvieran el mismo aspecto. Pasamos por el proceso de una manera gradual. Nosotros no aplicamos la transición para todo el mundo, al mismo tiempo, sino que lo hicimos de una forma más manejable en 15 fases graduales. Es posible que nos haya costado más tiempo, pero al final todo resultó en un gran éxito."

El objetivo es 98% de digitalización

El resultado de la digitalización es impresionante: "En el periodo de un año hemos podido cambiar el 80% de los clientes wehkamp.nl de facturas en papel a facturas digitales. Esto es todo un logro, pero aún no hemos terminado. Nuestro objetivo es lograr el 98% de digitalización. Ahora vamos a concentrarnos en el 20% de los clientes cuya dirección de e-mail aun no tenemos. Después de todo, el proceso entero depende de que tengamos direcciones de e-mail funcionando correctamente en nuestro archivo. Esto se consigue efectuando un control inteligente cuando los clientes se encuentran online y también verificando la dirección electrónica con terceros. Esto ayuda a erradicar los errores. También tenemos que educar a los clientes, hasta cierto punto, y convencerlos de la importancia y los beneficios de proporcionarnos su e-mail. Siempre habrá algunas personas que simplemente se niegan a comprar online. Y, por supuesto, wehkamp.nl continuará satisfaciendo sus necesidades también. No vamos a abolir la facturas a través de transferencias bancarias por completo," dice Wunderink.

Reducción del 50% en los costes de impresión y entrega

La facturación digital ya está dando lugar a un gran ahorro para wehkamp.nl. Wunderink: "Los gastos de envío se han reducido a la mitad en los últimos 12 meses. Los costes de impresión y de papel se han reducido en más del 50%. Por otro lado, el pago a través de e-mail está quedando un poco atrás con respecto a la factura en papel. Una factura real en papel simplemente hace más impresión que un e-mail. Y es por eso por lo que tenemos la intención de trabajar con AddComm en la exploración de las posibilidades digitales aún más. Posibilidades como el envío de un mensaje de texto automático cuando no se recibe el e-mail, por ejemplo. Seguiremos utilizando la opción en papel, sobre todo en los casos de retraso en el pago. En papel o digital: nos encontramos ante una posición donde podemos utilizar la opción que mejor se adapte a la situación. "